Por: Héctor Molina Angulo
PowerPoint es un programa de presentación desarrollado para ser usado en distintos campos como en la enseñanza, negocios, salud, etc. Es un programa diseñado para hacer presentaciones prácticas con texto esquematizado, fácil de entender, animaciones de texto e imágenes, imágenes prediseñadas o importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y animación.
Por tal razón se ve necesario poder brindar una guía de secretos para facilitar su uso y optimizar las presentaciones que se vayan a realizar en este programa.
Dominio del tema de la presentación
El primer paso para asegurar una buena presentación es la identificación y conocimiento pleno del tema, posteriormente en base a este conocimiento se podrá desarrollar las diapositivas apropiadas. Es decir, que se trata del mensaje que se quiere transmitir. Antes de completar estadísticas, hechos y cifras, se debe pensar en la narrativa que se discutirá, por qué y en qué orden.
Conocer a la audiencia
De igual forma, el saber para quién se va a realizar la presentación es un factor decisivo, pues la forma en que se hable en una sala llena de profesionales, estudiantes u otros debería ser diferente una de otra. Todo, de hecho, es diferente. La selección de tema, el lenguaje que se usará, los ejemplos utilizados para ilustrar los puntos, etc. Los pequeños detalles de humor incluidos deben adaptarse específicamente al público objetivo.
Ordenar el contenido
Una presentación es una historia, y como tal necesita tener una introducción, una trama y un final. Y que la trama sea coherente, agrupando de forma inteligente los temas que se tratan y sin saltar de un tema a otro o hacer parones constantes para añadir aclaraciones.
No exceder los “tres puntos” dentro de la presentación
Este tips o secreto no es totalmente rígido; sin embargo, es altamente efectivo a la hora de ser profesional. La presentación puede ser enormemente compleja y larga, pero los puntos más importantes no deberían ser más de tres y deberían estar claramente definidos. En inglés se llama a estos puntos takeaways, algo así como ideas que te llevas a casa.
Probablemente los asistentes no se acuerden de lo que se ha hablado en el 90 % de las diapositivas, pero con suerte recordarán los tres puntos más importantes de la misma. Por lo mismo, es bueno a manera de refuerzo, añadirlos al final de la presentación, resumidos. La idea es posicionar los puntos más fuertes o importantes de nuestra presentación.
Siempre inicia con un bosquejo o esquema
Es muy apropiado, además de altamente eficiente, realizar un esquema o similar a manera de borrador para ordenar mejor la idea de la presentación. En este se podrá determinar, además del orden e importancia de los elementos, la claridad y naturaleza de los contenidos e información.
Es bueno empezar este trabajo en una hoja de cuaderno, documento Word o en Google.Esta parte debe ser considerada a manera de guion de toda la presentación para darse una idea de cómo fluirá la información presentada y cómo la verán los espectadores en secuencia.
Resaltar lo más importante
Una presentación cubre solo las piezas más importantes. Cualquier cosa en la que se haya estado trabajando que lleve a esto (un documento, un proyecto de trabajo, un nuevo diseño de producto u otros) no necesita ser compartido en su totalidad, o pueden ser abordados en la explicación verbal sin extenderse demasiado. Se debe escoger los puntos clave y colocar el resto en un «apéndice» para consultar durante la sesión de preguntas y respuestas al final.
La regla Kawasaki o el 10, 20, 30
El especialista en nuevas tecnologías y el marketing, Guy Kawasaki hace una propuesta muy efectiva a la hora de realizar una presentación a través de Power Point ya que enfatiza en que esta no debe tener más de 10 diapositivas ni durar más de 20 minutos; además, que el texto en las diapositivas nunca debe tener un tamaño de fuente menor a 30. Este especialista manifiesta que lo que se debe hacer es explicar detalladamente las partes más importantes en pocos minutos. Pocas diapositivas con poco texto.
Simple, puntual y claro (Mantener un mensaje por diapositiva)
Si bien es importante mantener el texto limitado, también se debe limitar los conceptos que se presentan a la vez. Es decir, que en una diapositiva es un tema o un elemento de importancia de un tema. Mezclar varios temas diluye el mensaje, pudiendo confundir a los espectadores e incluso torna más difícil la explicación de la presentación para el expositor.
Ser simple, puntual y claro en la presentación convierte la información en trozos más fáciles de digerir y por tanto más fáciles de recordar. Obviamente no se debe olvidar que una de las claves de éxito es mantener un número apropiado de diapositivas.
Se consistente con el diseño
Las plantillas corporativas, académicas o cualquiera, por lo general son aburridas, monótonas por manejar e4l mismo diseño (fondo y otros elementos), por lo que algunos expertos en esto de las presentaciones están en contra de su uso, pero una ventaja obvia que tienen es que se consigue un diseño uniforme, con mismas tipografías, tamaños y estilos de una diapositiva a la siguiente.
Esto no significa que cualquier presentación deba ser completamente monótona y repetitiva, pero sí es mejor mantener un mismo diseño. Se puede añadir el elemento de diversidad en base al añadido de imágenes de calidad a tamaño completo u otros elementos que se recomiendan en este documento.
No te pases con las animaciones
Si bien es una herramienta muy útil que se mantiene en todas las versiones de Power Point, se debe intentar reducir al mínimo necesario tanto las animaciones como las transiciones. A pesar de que parezca buena idea usar al menos algunas de las transiciones disponibles.
Algunos estudios básicos señalan que rara vez aportan algo al trabajo final y por el contrario, pueden cortar la atención, ya que las transiciones y animaciones distraen del contenido de la charla y se hacen especialmente pesadas cuando se abusa de ellas. Es difícil resistirse a la tentación de usar los efectos más impresionantes, no es necesario ser tan radical, pero al menos se debe intentar reducirlas tanto como se pueda.
A veces transiciones…sí
Aunque suene contradictorio con el punto anterior, las transiciones sí tiene un efecto útil al ser utilizadas en los vídeos, pues favorecen la expectativa de lo que sigue, pero específicamente en estos casos. Otro momento adecuado para la transición aparece cuando se va a cambiar de tema o se realizará una evaluación.
Simplificar los gráficos
La idea de manejarse bajo un determinado número de diapositiva también se aplica a los gráficos. Con frecuencia se usa gráficos recién sacados de Excel tal cual, lo cual implica que incluyen muchos más datos de los estrictamente necesarios para la presentación.
Los expertos recomiendan simplificar al máximo los gráficos, mostrando solo los datos que se va a tratar en la presentación. En caso de que sean varios, siempre se puede separar el gráfico en varias diapositivas, y centrarse en un dato en cada una de ellas. La cantidad no asegura la calidad.
Pecado no incluir videos
Hay pocos momentos más decepcionantes durante una presentación que cuando alguien necesita reproducir un vídeo, así que sale de PowerPoint y abre el escritorio, se debe buscar el video y lo reproduce con un reproductor externo, que luego no funciona por falta de códecs o porque ese PC no tiene un reproductor de vídeo configurado u otras razones. Este problema se lo puede evitar insertando el vídeo en PowerPoint, desde la opción “Insertar – Vídeo”.
También se puede insertar vídeos directamente desde YouTube, aunque a veces puede dar problemas. Si se quiere asegurar de que todo irá bien, se debe subir el vídeo a YouTube (como privado, si no quieres que nadie lo vea) y añadir un enlace en la presentación. Asegurándose de tener Internet en el equipo que se use para dar la presentación.
Utiliza las transparencias
Para resaltar las letras sobre el fondo de imagen, se puede utilizar la opción de formas (cuadradas, redondas, rectangulares con líneas curvas, flechas, etc.), darle un relleno y en “Formato de Forma” darle transparencia en el porcentaje suficiente para que se vean las letras sin perder la imagen de fondo.
El movimiento es mejor al habla de animaciones
Aunque suene contradictorio afirmar este punto, no lo es. Hoy en día es altamente aconsejable olvidarse de las presentaciones estáticas, pues no es un secreto que el ojo está acostumbrado al movimiento y un aprendizaje que estimula al receptor es más eficiente. Por ello a las formas que se pueda darle movimiento por ejemplo: duplicando varias diapositivas y colocando la forma en diferentes puntos para que parezca que se desplazan, también se puede utilizar el apartado “animaciones”.
En este sentido se debe considerar que las animaciones usadas de forma correcta y oportuna ayudarán a enfatizar y posicionar (tener dominio en la mente del espectador) cualquier contenido. Por lo mismo se debe usar como regla al transmitir las ideas principales o puntos que se necesita que sean recordados.
Pero se debe recordar que en el abuso está la extinción y para saber cuándo es el momento adecuado ayudará una buena planificación y un guion de trabajo.
Infografías a manera de Gráficos en PowerPoint
Una de las habilidades de presentación más poderosas para Power Point es el uso de infografías. Con el tipo correcto de imágenes, las diapositivas cobran vida y reducen el texto a favor de los gráficos.
Las Infografías ayudar a combinar información con gráficos. Es más fácil explicar ideas complejas cuando usa formatos visuales que son intuitivos.
Bájale tantito al ritmo de la presentación
Muchos de los mejores oradores de hoy hablan intencionalmente lento. Este actuar da la oportunidad de dar énfasis a ciertos puntos intencionalmente, además de dar la impresión de ser más reflexivos y por si esto fuera poco, asegura que la información sea más fácil de digerir.
Y las pausas también
Muy seguido al punto anterior, sin ser lo mismo; hacer pausas más seguido permite dar énfasis a los puntos principales y asimilar la información. Por ello es bueno dejar que los puntos clave respiren un poco antes de pasar a la siguiente sección. Obviamente se reitera que la planificación y el guion de la presentación asegurarán que no surja el abuso de estos dos elementos.
Casi nunca los efectos de sonido
Los efectos de sonido, como ese “swoosh” que solía ocurrir cuando un expositor presentaba una nueva viñeta en PowerPoint, distraen y están fuera de moda. En la mayoría de los casos se recomienda evitarlos.
Por el contrario, sí se recomienda (si la ocasión lo amerita) agregar audio o música a la presentación completa o parte de ella como en una avaluación, siempre con la finalidad de inyectar interés o resaltar un punto importante, pero es algo con lo que hay que tener mucho cuidado. Si se pone audio, se debe asegurar de que realmente se conecte con la audiencia y tenga un enfoque nuevo. De lo contrario, es mejor dejarlo fuera.
