Al cierre de dos décadas de centralismo gubernamental y de Estado, se vienen los procesos de transición y estrega de todos los ministerios, viceministerios, direcciones y demás instalaciones de cada una de las reparticiones de Estado. Sin duda son procesos de mucha importancia y valía dentro de los procesos administrativos, técnicos, financieros y legales realizados durante todo este tiempo.
Uno de los soportes que evidencian la ejecución de las políticas de gobierno, programas y proyectos ejecutados y liderados por el Movimiento al Socialismo (MAS), es la documentación, que extrañamente, en estas épocas cobra real significancia, y no en los procesos de la implementación de los programas de gobierno, lo que garantiza a la postre la transparencia de una buena gestión.
Una real gestión documental, con profesionales probos en el área, garantiza y apoya la transparencia en la implementación de la gestión pública. Una mala administración documental, va en contra de los preceptos estipulados en la Constitución Política del Estado, la Ley Nro. 1.488 de Administración y Control Gubernamental (SAFCO) y la Ley Nro. 004 Marcelo Quiroga Santa Cruz. La documentación es patrimonio del Estado boliviano y por ningún motivo puede ser sustraída y peor aún destruida, con propósitos de ocultar o borrar evidencias de procedimientos erróneos en la aplicación de la normativa pública en los procedimientos técnicos, legales y administrativo financieros.
Es frustrante anoticiarnos de que, en la mayoría de las reparticiones de Estado y proyectos específicos, como salud, caminos, agua y otros financiados por entidades externas, no estén cumpliendo con la entrega correcta de toda la documentación generada en atribución a sus funciones. Esto puede deberse a la falta de calificación profesional de los responsables del manejo de la documentación, a falta de liderazgo y/o desconocimiento de las autoridades superiores sobre la importancia del aporte de la documentación en los procesos de transparencia, democracia y toma de decisiones.
Sin embargo, por la experiencia del campo laboral, un gran vacío existente en todos los ministerios y los que posiblemente desaparezcan, tiene que ver con los protocolos de transferencia documental a las nuevas autoridades de Estado y a los nuevos responsables de la administración documental. Esto implica estandarizar todos los procedimientos técnicos metodológicos para la respectiva clasificación y catalogación de la documentación en sus diferentes formatos.
El gran desafío en esta era informática es la digitalización de la documentación del Estado, no solo en las áreas de ventanillas únicas de recepción documental, como se vino haciendo en las anteriores gestiones, sino y fundamentalmente en todos los archivos centrales e intermedios de los ministerios, programas y proyectos específicos con financiamiento externo, cada uno con sus particularidades, pero bajo un mismo eje matriz que permita una buena y transparente gestión documental. Creando de este modo un sistema informático de gestión documental gubernamental, distribuido en una red nacional de información documental digital, disponible en tiempo real, con los respectivos niveles de seguridad que deberán ser establecidos por normativa.
Según mi criterio, este es un nuevo desafío, que deberá enfrentar el nuevo gobierno, conformando equipos de trabajo con profesionales idóneos en gestión documental, informáticos, abogados y otros que aporten en la nueva política de la administración documental y digital de la cosa pública.
El autor es Licenciado en Ciencias de la Información.