Desde hace décadas, el Banco Interamericano para el Desarrollo (BID), ha realizado préstamos importantísimos al territorio boliviano en diferentes áreas, como salud, carreteras, saneamiento, medio ambiente, generación de empleos entre otros.
Todos estos proyectos han generado y generan un considerable e importante cúmulo de información documental, misma que es almacenada y tratada de acuerdo a lineamientos metódicos, metodológicos y técnico documental que dispone la unidad de archivos del BID, en su “Plan de Archivo para Unidades Ejecutoras Financiadas con Recursos BID”, que tiene como propósito “… instalar o mejorar en las Unidades Ejecutoras (UE), la capacidad de manejo y archivo de la documentación de respaldo durante todo el ciclo de vida del proyecto”.
Este plan de archivo se fundamenta en la Artículo 7.02 Inspecciones del Contrato de Préstamo y, la Ley 1178 de Administración y Control Gubernamentales (SAFCO). Según los procedimientos la documentación deberá ser transferida a Repositorio Intermedio del Poder Ejecutivo (RIPE), una vez cumplidos 10 años de custodio.
Si nos referimos a los procedimientos de transferencia documental de las Unidades Ejecutoras a los Archivos Centrales de los diferentes Ministerios del aparato estatal de Bolivia, carece de protocolos claros y estandarizados, para una correcta transferencia documental y su disposición final. Esta tarea es un vacío procedimental que los responsables ejecutores deberán subsanar en los ámbitos físicos y digitales con normativas internas administrativas, técnicas y legales.
Por otro lado, es importante e ineludible sumergirnos a las Nuevas Tecnologías de la Información Documental (NTID) para el tratamiento, resguardo y uso de la documentación de los proyectos en ejecución y ejecutados con el apoyo del BID, de manera oportuna, confiable, segura y precisa para una correcta toma de decisiones en los ámbitos legales, técnicos, administrativos y financieros contables.
Por lo expuesto, es urgente que el BID, disponga de un Sistema Información para digitalizar la documentación física, generada por las entidades ejecutoras en el territorio boliviano, estandarizando el tratamiento archivístico digital de acuerdo a los avances y exigencias de las nuevas tecnologías de la información y comunicación a nivel global, con el propósito de: Garantizar el custodio, conservación y accesibilidad eficaz, a la documentación digitalizada, tal como lo establece el Plan de Archivo del BID.
Este nuevo Sistema de Información Digital de los Proyectos Financiador por el BID, deberá constituirse en una Red de Información donde todos los ejecutores puedan acceder a sus requerimientos documentales digitales en tiempo real, sean éstos para auditorías, legales financieros y otros, creando niveles de seguridad pertinentes.
El Sistema, además favorecerá al cuidado del medio ambiente, reduciendo acciones negativas que degradan el ambiente natural reafirmando el postulado, citado en los contratos con el BID, mismo que ayuda a la reducción de espacios físicos documentales, menor uso de papel, energía eléctrica – fotocopias e impresiones, tinta, recursos económicos entre otros.
Para la realización de este nuevo Sistema de Información, será importante la participación de los administradores de la documentación, en coordinación y seguimiento, de las autoridades del BID y Ministerios creando un Comité para la implementación, seguimiento, monitoreo, presentación y distribución final del Sistema a las Unidades Ejecutoras.
El autor es ex consultor PAE.