Google nos permite acceder a un gran conjunto de herramientas a través de nuestro correo electrónico. Este conjunto de aplicaciones de ofimática de Google se lo conoce como Google Drive. Ofrece varias facilidades como herramienta colaborativa. Con esta herramienta puedes compartir documentos con diferentes propiedades entre ellas la opción de modificarlo.
Si tienes que enviar un documento de Google Drive a una o varias personas pero no quieres que estas tengan la opción de modificar el texto escrito, puedes cambiar su configuración por defecto antes de hacérselo llegar. Para ello, lo primero que hay que hacer es hacer clic en el botón ‘Compartir’ que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla. Entonces se abrirá una ventana emergente en la que podrás añadir tus contactos, pero antes tendrás que establecer quién puede abrir el enlace.
En la caja de texto superior aparece el mensaje ‘Añadir personas y grupos’, donde podrás incluir las direcciones de correo electrónico de tus contactos. Una vez escribas su dirección, en la parte derecha aparece la opción ‘Editor’, y tendrás que hacer clic en esa caja para cambiar su rol por el de lector o comentador. En este caso, si no queremos que edite ni que escriba comentarios, pondremos ‘Lector’. El siguiente es incluir el mensaje que acompañará al documento en el correo electrónico y pulsar en ‘Enviar’. De este modo habrás compartido un documento de Google dando permiso a tus contactos para que lo puedan leer, pero no para que puedan editarlo ni hacer ninguna modificación en el mismo.
Existe otra vía para averiguar cómo cambiar el rol de tus contactos en los documentos de Google para que no lo editen: debes hacer clic sobre la flecha hacia abajo que aparece junto a ‘Restringido’ en ‘Acceso general’ y seleccionar la opción ‘Cualquier persona con el enlace’, paso previo a poder personalizar aún más el grado de libertad de edición de los contactos que recibirán dicho documento de Google.
Una vez se haya elegido que las personas con el enlace lo puedan abrir, en la parte derecha aparecerá por defecto la opción ‘Lector’, que implica que sólo lo podrá leer, pero no editar. Para personalizarlo aún más, haz clic sobre la flecha hacia abajo y cambia el rol, que puede ser de lector, comentador o editor, estos dos últimos pueden aportar notas al documento que compartiste o directamente editarlo. En este caso, la opción que nos interesa es la de ‘Lector’, ya que sólo les dará permiso para leer el documento de Google.